要看秘书使用是否建立一个官方组织机构。比如县里的秘书科，市里的秘书处，省里也有很多个秘书处，要从秘书使用的流程来看。
例如市政府有个秘书处，秘书处有六个人，六个人是按照业务门类来分岗，还是按领导分管来分岗，如果按门类来分，那么就有文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书等，就文字秘书来说，如果所有市领导用的稿子全是通过这一个秘书来写的，那就不叫专职秘书。
专职秘书是指这一个编制内的岗位专门为一个领导提供服务。以这个标准，所有市级领导的秘书都是不合规定的。通常市级领导有一个司机、一个秘书，但是来北京从来不带秘书，怕高调，都只带一个负责业务的下属。
比如，像招商引资进京，领导就会带招商局局长、副局长、新闻办副主任，再配上一个司机，四五个人就来了，他不带秘书，这是胆比较小的领导；胆大的也会带秘书，如这个秘书按属性分，他是这位领导主管业务的专家，且只服务这一个领导，他一定是专职秘书。
据悉，在地方，厅局级领导95%都有专职秘书，专门为秘书设置了岗位。当然并不是所有县级领导都配专职秘书，东南沿海发达县级“配秘”概率较高，它的财政可以支持，秘书岗位设有编制。但是西部地区某一个很高调的县领导，也可能配一个秘书。
