在领导身边工作的秘书虽然分工不同，但组织任命时统称为“机要秘书”。1980年，中办发布《关于中央领导同志机要秘书工作的暂行规定》明确，正省部级以上领导可以配专职秘书。曾在政府部门工作过的国家行政学院教授许耀桐解读说，正省部级以下领导配备专职秘书皆为违规行为。但现实中，副省级、厅局级以至于县处级官员，都大量配置了专职秘书。
中央配备更正规 地方领导自己选
对于挑选秘书的标准，1980年的“暂行规定”提出的要求是：“必须挑选成分好，政治历史清白，社会关系单纯，政治上绝对可靠，作风正派，身体健康，具有一定工作经验和一定政治、文化水平的党员干部担任。”
1986年的《关于加强县以上领导机关秘书工作人员管理的规定》则明确，“领导同志的秘书，应由组织部门会同领导同志所在部门的办公厅(室)审查调配。领导同志也可推荐，但要经过上述部门审查同意，个人不得指定自己的亲属和不适合做秘书工作的人员担任秘书”。
曾任十届全国人大外事委员会副主任委员的吕聪敏曾给国务院前总理李鹏当过10年秘书。其被选为李鹏秘书的过程，就体现了上述组织配备原则。
